在长期实践中，上海市浦东新区档案局积极探索发挥档案监督检查工作效能的有效路径。本文以2022年度监督检查工作为例进行说明。

一、寻找问题症结，分类分析原因

2022年度档案监督检查实地走访完成后，新区档案局及时下发档案行政检查通报，并认真分析各基层单位档案工作主要问题，深入查找原因。

受检单位的问题主要表现在3个方面。一是档案管理主体责任意识不强、法律法规执行不到位。部分基层单位缺乏主体责任意识，在业务指导、法治宣传教育等方面缺乏协同部署推进机制。同时，档案人员对档案相关法律法规标准学习不够深入，加之人员轮换，造成档案干部业务能力不足，档案管理缺乏持续性和执行力。二是档案工作缺乏总体规划，信息化工作缺乏抓手。部分基层单位因未制定年度档案工作计划，造成上半年度文件材料未及时完成收集归档；缺乏对重大突发事件早期介入意识和能力，造成重大事件文件材料归档不及时不完整；部分条线档案信息管理系统由上级部门主导，缺乏自主权，易出现因系统问题造成数字化工作长期停滞的情况，加上档案信息化工作缺乏推进抓手，不同程度影响了档案信息化建设水平的整体提升。三是对档案门类管理侧重点认识、资源开发利用认识有偏差。基层单位因存在“重纸质档案轻其他载体档案”等情况，特别是声像文件材料归档意识不强，造成声像档案收集不足、要素说明不齐全、数据录入不规范等；存在“重保管轻利用”的思想，重视立卷归档，忽视档案在科研、教育、宣传等方面的功能，未能充分体现档案价值。

二、逐项精准施策，加大跟踪问效

档案局在对问题“寻症把脉”的基础上，分类“开方”、精准施策、逐项解决，切实帮助基层部门档案工作补短板、强弱项，破难题、提质效。

一是加强监督指导，整改落实到位。针对档案意识和业务基础建设相对薄弱的情况，档案局相关部门形成重点指导名单，制定针对性措施，加强日常指导监督；针对机构调整、档案干部轮换的情况，提早介入，做到档案管理不断不散不乱；协助各单位尽快完善全宗卷等，为进一步科学管理提供必要依据；针对部分单位声像档案完整性不够、质量有待提升的问题，制作形式新颖、通俗易懂的指导手册，强化培训指导。

二是把控源头关口，改进归档流程。逐步探索建立统一模板的内设部门文件移交清单，细化移交清单内容条目归档，指导督促各单位内设部门工作人员加以标注和审核，把好移交归档“第一关”，最大程度保证归档内容完整、要素齐全。全面落实机关档案“三合一”制度，做好前期指导培训，帮助各单位开展自查自纠，确保符合要求。

三是用准工作抓手，提升管理能级。以持续推进“标准档案室”工作为抓手，不断提升各单位对档案资源开发利用的重视程度和开发利用效果。充分运用新开发的“数字档案室系统”，进一步帮助各单位将电子档案收、管、存、用及在线移交等基础流程逐步建立起来，达到区级档案管理标准要求，加快各单位档案信息化建设步伐。

三、多项措施发力，加大成果运用

如何加大成果运用，不断体现依法治档实效？新区档案局认为，要结合新年度业务重点优化档案行政检查评分指标，进一步健全完善档案监督检查工作体制机制，为提升档案治理效能提供保障。具体措施包括以下3个方面。

一是优化评分指标，提高检查效率。根据上年度档案行政检查中发现的问题，结合新年度档案业务指导重点任务，对档案行政检查评分指标部分内容进行调整修改，使档案行政检查工作目标更明晰、指标更科学、效果更突出。二是联合司法部门，强化刚性执行。加强与新区司法部门合作，进一步将档案行政检查纳入区级督查检查内容清单，多方联动，提升档案行政执法平台能级和执法刚性；认真履行档案监督检查职能，违法必查、执法必严，维护好档案法律法规的权威。三是执法普法并举，营造良好环境。进一步完善执法普法相融合的长效机制，坚持把执法检查作为最生动的普法形式，以检查促规范、以检查促管理、以检查促提升，倒逼各单位提高科学管档用档工作水平，更好推动档案事业高质量发展。

作者：杨 婷

来源：《中国档案报》2023年3月9日 总第3954期 第三版