2021年8月20日，江苏省宜兴市档案史志馆新馆顺利竣工验收。

经过多次搬馆会议和操作演练，2021年10月12日，档案搬迁工作正式启动。在查档服务不中断的前提下，实际搬运37天，搬迁档案1347822卷/件（642738卷、705084件），共计181车次、11732箱，参与搬运人数546人次。全程实现档案无遗漏、无损坏、零失误、零差错。

2022年1月4日，新馆正式开馆。

宜兴市档案史志馆

确定搬迁方案

1.整体流程把握

2021年8月5日，召开第一次搬迁会议。讨论确定搬馆工作计划，重点梳理搬馆原则目标、启动时间、进度安排、档案安全等。

（1）开馆搬迁，查档不中断

依托档案数字化工作成果，在旧馆提供查档服务；搬档过程中，通过流水号全程定位档案；保障群众查档权益，实现新旧两馆查档服务无缝衔接。

（2）先慢后快，团队有协作

前期：练好“绣花”功夫，促进

本馆人员内部磨合、

搬运公司人员内部磨合、

本馆人员与搬运公司人员分工合作。

前两天平均每天260箱。

后期：打好“硬仗”，完善搬运方式，磨合团队协作。

后期平均每天317箱，最高达450箱。

（3）精准有序，人档两安全

“档”安全：

搬运前进行人员培训，采购手套、口罩等防护工具，加强档案保护意识。

划分搬运节点，下架、装车、运送、下车、电梯、上架各点专人负责，保证搬运中档案不离视线。

收工前保证所有装箱档案进库房，库房之外没有档案。

时刻关注天气情况，坚持雨天不搬档案。

“人”安全：

搬运车辆粘贴明显的档案搬运标志，

确定搬馆交通路线，不逆行、不急转。

车辆装卸时摆放三角锥路障。

设置机动组，进行岗位轮换，合理分配搬运量。

（4）时间节点与进度

计划搬馆时间：

2021年10月中旬—12月中旬

（此时秋高气爽，天气连续晴朗干燥）

每周休息1天，预计搬运52天。

以搬馆时间为节点，倒计时安排档案清点统计、新馆密集架安装、设备调试、库房保洁、搬运公司招标等工作。

最终实际搬运37天，比原计划提前15天完成。

2.重点问题梳理 

面临三大挑战：

一是档案存量大。包含文书、会计、图书、实物档案等共计1347822卷/件，排架总长度达9264米。

二是同一全宗档案分散。现有馆藏档案按照档案类型与保管年限上架，导致同一全宗档案分散于多个库房。

三是库房分散多处。分布于档案史志馆、党史陈列馆，存在多场馆、多楼层、多库房、无电梯的情况。

前期准备工作的重点，就是对馆藏档案进行梳理，确定新馆上架位置与方式，即解决好 “哪些上架、如何上架、谁来上架”的问题。

（1）上架内容

2020年10月起，保管利用科成立专项工作小组，登记馆藏档案位置、测量其长度。

（测量得文书档案3198米，专门档案5198米，科技档案121米，特殊载体档案40米，珍贵档案83米，图书402米， 期刊222米）

馆藏档案资料排架情况测量登记表 

馆藏档案资料排架长度汇总数据表

做好馆藏档案排架情况测量登记工作。测量表按“全宗—目录”排序，实际搬运时按照测量表登记位置定位档案，编写大流水号，按流水号进行档案搬运上架。

（2）上架方式

对新馆库房进行划分，

1楼：专业档案，

2楼：文书档案，

5楼：会计凭证、图书、特藏。

设置一个上架组，只用一辆搬运车，只开一个上架口，保证档案上架井然有序。

按照“全宗—目录”的顺序依次上架，全宗或目录变化时空开一档，保证现有馆藏档案全部按序排列，提高新馆库房利用率。

上架之后同步编写位置索引。

（3）上架人员

本馆人员：全程监督引导，保证搬馆质量。

搬运公司人员：负责搬运，保证搬运速度。

开展准备工作

1.明确搬迁人员

一是成立档案搬迁领导小组。

档案史志馆馆长→组长，统筹领导搬迁工作。

3位副馆长→分工负责档案出库、运输、入库、上架工作。

二是成立搬迁小组。

成员：保管利用科4人＋数字化中心9人。

采用轮岗制，分散下架组、上架组的工作压力。

设3名机动人员，保障搬馆顺利推进。

三是通过社会公开招投标确定搬运公司，搬馆前开展档案安全培训。

2.准备搬迁工具

（1）周转箱

馆内密集架一档尺寸为85×26×37cm，按照“一档一箱”打包原则，根据清点的排架长度预计共需1.2万箱。

考虑到馆藏档案数量多、重量大，综合考虑尺寸合适度、材料承重性、价格、可循环次数等因素，经过多个样品比对、试验，最终选择性价比高的装具——塑料周转箱。

尺寸：80×50×40cm

优势：承重高、易搬运、可循环利用

实际购买300只，每只66元，搬运11732箱次，平均每个周转箱重复利用39次，成本降低至1.7元/箱，且无一损坏，将来可继续使用，符合搬馆预算。

（2）平板推车

结合周转箱尺寸、走廊宽度、密集架间距，定制平板推车，方便周转箱运输上车，解决档案分散于多库房的难题。

（3）车辆

根据周转箱尺寸确定运输车辆，采用小型货车，一车恰好放置75箱。可三面装卸，提高档案运输效率。加盖篷布，绑绳固定，保障运输过程中档案安全无遗漏。雨天停止搬馆，保障档案安全，同时进行人员休整。

（4）办公与防护用品

购买手套、口罩等防护用品，便利贴、记号笔、胶带、剪刀等文具。此外，根据上架方式，按照“全宗—目录”的顺序，制作下架表、出库单、上架表等搬迁表格及周转箱标签。

下架表

出货单

上架表

周转箱标签

启动档案搬迁 

搬迁工作中设置4个小组，分别为下架组、运输组、上架组、机动组，如表所示。除机动组外，每组由档案史志馆人员与搬运公司人员共同组成，由档案史志馆人员负责业务指导。

人员分工表

1.下架

下架工作的重点在于，同一全宗下的档案分散在多个库房中，负责人需严格按照排架测量登记表上的“全宗—目录”顺序，在多个楼层、库房间准确定位到档案，编写流水号，保证之后的上架工作有条不紊。

（1）填写标签

按照排架情况测量登记表中“全宗—目录”的顺序，定位档案，填写标签，标签内容包括流水号、全宗、目录、起止卷号，粘贴在对应密集架处。 

（2）下架档案

根据标签流水号，找到对应需要下架的档案，按照一档一箱原则，有序放置到周转箱中，并将标签从密集架撕下粘贴至周转箱上。装箱之后，在下架表中填写该目录档案对应的流水号、起止卷号，保证档案在装箱期间可定位、可追溯。

（3）出库登记

根据标签流水号，按顺序将周转箱运至大厅，填写出库单，移交装车人员。 

2.运输

运输工作的重点在于，确保档案安全与人员安全，尤其是档案在运输过程中无遗漏、无损坏，按顺序排列在指定库房中等待上架。

（1）装车登记

根据标签流水号，按顺序将周转箱装车，装车负责人核对出库单并签字，移交跟车人员。

（2）跟车运输

跟车人员携带出库单跟车押运，严格遵守交通规则，保障档案安全抵达新馆。在出库单上签字，移交接车人员。

（3）接车核对

运输车辆抵达新馆后，接车人员清点核对出库单，签字存档。按顺序将档案运送至对应库房，等待上架。

3.上架

重点在于确保档案按照顺序上架，无遗漏、无乱序。上架是体力消耗最大的环节，要注重科学分配工作量，及时进行人员轮换休整。

（1）核对标签

根据标签信息，清点周转箱中档案全宗、目录、起止卷号，负责人核对正确后签名保存标签。 

（2）上架档案

核对标签后，利用小推车将该箱档案送至上架处，按流水号顺序上架。全宗或目录变化时空开一档接续上架。

（3）编写索引

一个目录上架完成后，及时编写位置索引。

位置索引表

4.机动

（1）人员轮岗

搬馆时间长、任务重，机动组要熟悉掌握各环节工作，及时与其他人员进行轮岗。

（2）其他任务

部分老旧档案重新装盒；

部分图书使用新馆消杀设备进行消毒、杀虫。 

几点思考

档案搬迁工作时间紧、任务重、难度大，搬迁工作顺利完成离不开：

准备工作精准细致，

新馆规划科学合理，

全体人员团结合作。

1.立足全局统筹规划

档案搬迁是新馆整体搬迁的第一步，这就要求档案搬迁须立足全局，在清点现有馆藏档案的基础上，科学规划新馆档案保管方式，创新发展档案利用。

（1）整合馆藏资源

现有馆藏档案按照档案类型、保管期限进行划分，且因档案年代久远、分批多次进馆，导致同一全宗或目录分散于多个库房，增加了档案保管与调卷的难度。新馆按照“全宗—目录”的顺序上架，重新整合资源，将同一全宗下的档案归置在一起，便于今后档案清点、利用。

（2）档案全程可追溯

档案全程实现可追溯、可定位，保证档案搬运无遗漏、无乱序，同时满足档案查询服务中的调卷需求。

未下架档案，可通过清点表查询档案位置；

已装箱档案，可通过周转箱标签查询；

已上架档案，可通过新编位置索引查询。

可以及时响应群众查档需求，实现新旧两馆调卷无缝衔接。 

2.凝心聚力团结协作

（1）成立领导小组

馆领导班子成立领导小组。

前期准备阶段：召开多次会议集体商量，征集多方意见，系统规划档案搬迁的目标任务、重要节点、搬迁方案、人员分工等内容。

模拟演练阶段：亲力亲为参与周转箱采购试用、搬迁路线设计、档案上架模拟等流程。

实际搬运阶段：带头示范参与各个环节，修正搬迁方案，改进搬运工具。

（2）确立牵头部门

牵头部门：保管利用科（全程负责）。

前期：设计搬迁方案、清点馆藏库存；

后期：监督档案搬运、指导有序上架、磨合分工协作、处理突发情况；

加班加点高质量提前完成档案搬迁任务。

在新馆采用新上架规则的情况下，全程严谨细致定位档案，引导旧馆多库房顺序下架，做到档案不离视线，实现无乱序、无损坏、零失误。同时，坚持查档服务不中断，专人负责窗口接待，一如既往为群众提供查档服务。

（3）做好日常工作

其他科室在做好日常工作的同时，为保管利用科分担其他馆内任务，如创建文明城市志愿工作、防疫工作等，助力保管利用科集中力量做好档案搬迁工作。

3.因地制宜开发工具

周转箱数量多且沉重，实际搬馆过程中，需解决如何在楼层之间、密集架之间高效搬运的问题。在多次尝试之后，馆人员与搬运公司因地制宜、大胆尝试，匹配到最佳工具。

（1）楼梯间滑板

旧馆库房分布于3层楼且无电梯，高层档案尝试用吊机将周转箱吊至1楼。楼梯间直通地下室，而装车地点在1楼，当吊至1楼时，周转箱处于悬空状态，需要两名工作人员拉至1楼地面，效率低且存在安全隐患。

后改为楼梯间滑板运输，做好减速、防撞措施，在转角平台设专人负责接应，提高档案下楼速度。

（2）库房内小推车

用人力将周转箱搬至密集架前地面，存在搬运速度慢、操作空间小、耗体力、效率低的问题。后改为用小推车运输，由专人将周转箱抬至小推车上，推至上架处，缩短上架距离，减少体力支出。小推车按顺序排列形成流水线，提高上架速度。

作者：江苏省宜兴市档案史志馆 洪叶

图片来源：作者提供 

来源：《中国档案》2023年第1期