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冯惠玲:持续深化档案数字化转型 参与国家大数据治理

发布时间:2022-08-05 浏览次数:

2022年7月21日,由浙江省档案学会、中国人民大学电子文件管理研究中心、浙江大学公共管理学院主办的“大数据治理环境下档案机构的愿景和使命”学术研讨会以线上线下相结合的方式成功举办。浙江省各级档案部门、浙江大学公共管理学院师生、中国人民大学电子文件管理研究中心研究员、学生以及档案领域同仁共三百余人参会。来自党政机关、事业单位、高等院校的专家学者共同探讨档案机构应如何开展数字转型工作,进而明确自身在大数据治理中的愿景与使命。中国人民大学一级教授、原常务副校长冯惠玲代表主办方致辞。

全文如下:

这次会议的议题是“大数据治理环境下的档案机构愿景与使命”。

首先是档案机构的愿景和使命。使命是档案机构的重大责任,而愿景则更带有浪漫的理想主义色彩和情怀,具有内在激励性。愿景体现共同的愿望和希冀,是较为长久的目标,激励档案工作者,指引档案工作。愿景也寄托了其设立时承载的价值观与信念,这正是中国档案界所需要的。希望这次讨论能助力保持档案机构的生命力和长久价值,使档案机构在社会生活中扮演更积极、有用的角色,焕发朝气。

其次,会议议题的前置词“大数据治理环境”则指明了这一愿景的具体方面。大数据治理是全国关注的热点。对于大数据治理的解读已有丰富的内容,我将其理解为对内、对外两个层面。对内来讲,与大数据管理、管护内涵比较接近,可以归结为四个字“理、采、存、用”,即管理规划、采集、存储和使用,可以说是数据全生命周期的管理。对外来讲,就是借助大数据对社会活动、社会运行进行治理,包括社会、政府、企业等不同层面。

那么在大数据治理的背景下,档案部门的愿景是什么样的呢?

对内,我认为主要是数字化转型的问题。这个问题已有多年,在实际推进中是不容易的。数字化转型是档案管理历史上最为深刻、波及面最广的一次革命性转型,从政策、方法到对象等方方面面都发生了巨大的变化。这次转型对我们的观念、能力、知识结构都是一次极大的考验,我们需要对抗强大的惯性。数字化转型已经是档案界的热词,但很多行动还停留在原有惯性状态不足以满足社会、国家的需求转型的程度、深度还有很大空间。转型是一个持续深化的过程,其深度在不断延伸进展。数字化扫描、转录是档案数字化转型的初级阶段,如今已经进入到数据化、智能化的层面。数据化与数字化一字之差,其内涵却丰富、复杂许多。

档案部门、档案机构的工作场景和使用的技术在不断进化,所以数字化过程是持续渐进的,这一进程何时完成,在当下还不能确定。

目前较热门的几大新技术都处于不断的更新发展中。比如:

数据化:档案机构已经有初步研究和实践,但总体上相近的文献部门还是较为缓慢。图书馆、博物馆都取得了一定的成效,可以为我们所借鉴。如上海博物馆的线上展览和对馆藏的数字化策展,从知识性、体验感到面向公众的普及手段等,在与国际数字转型趋势接轨、运用数字人文方法等方面已达到很高的水平。档案领域在数据化方面也有很多可以深化之处,大有可为。

人工智能:已从遥不可及走向了实地应用,如浙江省已经有人工智能的研究与应用。当我国档案界开始研究人工智如何分担一些重复性管理工作,如档案开放鉴定、标注等时,人工智能技术已经飞速发展到多功能阶段,从一个算法解决一个问题演变为多功能的智能体。再如近日谷歌工程师与人工智能进行对话,认为其已经具有自我意识。人工智能的功能在不断提升,在档案领域可以有很多运用,对于我们的数字转型,未来还有很长的路。

区块链:区块链在国家档案局立项中比例很高,已成为一个热点。目前我们的眼光放在利用分布式账本功能实现真实性保障上,而这项技术已经运用在了数字藏品、元宇宙中身份确认保障等方面,可应用方向仍在深化。

元宇宙:元宇宙来势汹汹,它的发展虽没有宣称具体进度,但企业没有因此停止投入,各大上市公司都在元宇宙中投入部署。此外,美国证券交易官方报告指出,元宇宙一词在监管文件中出现的频次从“元宇宙元年”2021年的12次飙升至仅2022年上半年就出现1100多次。元宇宙已经如此高频地进入监管文件,足以见其深化程度。有理论称在数字领域,每隔几十年,平台便会发生巨大转变,平台的变化催生新时代的诞生,各个方面都会随之卷入。元宇宙将涵盖几乎所有的数字技术,甚至在未来成为与物理世界相平行的虚拟存在层。

提到以上技术的演进是想指出数字化转型是持续、不断、升级的过程,需要我们一直跟跑,不断深化。

第二是对外。数字化转型对内有艰巨的任务,也关系到对外参与大数据治理的能力。参与大数据治理,在社会治理方面的参与、效能和贡献,涉及到档案工作的外部性问题。“外部性”是指主体的政策、行为对于外部、非特定对象所产生的影响,包括正外部性和负外部性。在大数据治理环境下,可以将“外部性”这一公共管理、经济学的术语引入档案研究。过去我们关注决策对自身或特定服务对象的影响,但对未知的、非特定的对象也会产生一定的影响,这种影响是无意中的。我们要加入社会大数据治理之中,外部性问题便因此产生。比如,一项好的档案开放制度,不仅会对特定的服务对象有帮助,也会对整个社会带来收益,这是正外部性。反之,一项不适当的封闭政策,或者数据质量差、数据参与社会治理的能力差,就无法提供有效的公共服务,会使学者、公众感到不便,也不能高效参与社会治理,这就是负外部性。

对于正外部性的愿景,可以用一个词来表达——连接。

档案部门已经关注到与政府的连接。比如浙江省档案馆比较早进入浙江省政府的“一站式审批”中,表现也很亮眼。浙江省政府提出“最多跑一次”,档案服务回应到:我们的档案服务可以做到“跑零次”。

这种连接与内部转型一样,也是不断深化的过程。当下数字治理、数字化进程进入深水区,今年两会热词“数字经济”,两办发文提出“文化数字化”,数字消费、数字生活,各个方面数字化都在普及深化。基于此背景,我们档案部门如何确立愿景、朝什么方向进展、如何重塑我们的性格和形象,是很有意思的话题。

目前可以看到档案机构的欠缺。比如从中央到地方部分省份,档案机构缺席了大数据管理的协调机构,这会影响在整个大数据治理中的参与度。今年3月两办发布《国家文化数字化战略》,提出“建立中华文化大数据体系”“建立国家文化专网”“接入全国文化资源”,点名众多文化机构参与,档案馆却遗憾地缺席,档案作为重要文化资源的性质没能体现。档案资源的独特价值在当前仍是被低估的,需要我们用积极主动的参与来改变这种局面。

在全面数据治理时代,今天的会议题目具有前沿性、社会性、开阔性和巨大的想象空间,能够激发我们对未来档案工作长远、高水平的设想,激发档案机构数字化转型和参与社会治理的创新力。

希望这次会议能够成为一个火种,点燃整个档案系统在此愿景下的能量,促进档案机构的数字化转型,以及档案工作在社会中的地位、责任、使命达到新的水平和高度。

衷心感谢会议主办方和各位与会人员,预祝会议圆满成功!

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