全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。青岛市档案馆在收集、保管、利用各全宗档案过程中，形成了涵盖众多文件材料内容的全宗卷和说明多个全宗立档单位及档案管理状况的综合全宗卷。

按照国家档案局业务建设评价要求，为规范全宗卷管理，我们对全宗卷文件材料实行“两套”制整理方法，即全宗卷纸质归档文件材料，按照《归档文件整理规则》进行整理；对形成的相关电子目录数据，按照《全宗卷规范》（DA/T12-2012），在数字档案馆系统中实行“八大类”分类管理。这种“两套”制整理管理做法，既符合青岛市档案馆全宗卷管理实际情况，又遵循国家规范要求，在2018年国家档案局业务建设评价中，得到专家组的肯定。

一、全宗卷、综合全宗卷管理及卷内文件材料情况

青岛市档案馆全宗卷、综合全宗卷实行分库管理，即每个库房形成并保管各自库房档案的“全宗卷”。由于多年的形成和累积，每个全宗卷都分别形成和保存了数量众多的归档文件材料。

截止2017年底（国家档案局业务建设评价时统计数字），馆藏档案共计428个全宗，形成全宗卷800余盒，卷内文件材料约1.7万余件。以“中共青岛市委”全宗为例，全宗卷共有17盒，卷内文件材料形成时间从1955年至2017年，共计220余件。内容主要包括：全宗介绍（指南）、档案目录、档案移交清册、档案资料清点及检查记录、档案鉴定报告、档案整理方案总结、档案资料利用情况统计表、档案抢救修复及缩微复制等情况说明，等等。

每个库房都建有各自的“综合全宗卷”，共形成综合全宗卷33盒，卷内文件材料570余件。“综合全宗卷”内容主要包括：档案接收计划办法标准，接收档案一览表，档案抢救与修复情况报告，档案利用情况、档案鉴定划控情况、档案数字化情况等统计表，库房巡查及入出库记录表，档案清点记录及报告，等等。

可以看出，无论是在“全宗卷”还是在“综合全宗卷”中，都形成和保存了大量的应归档文件材料，需要规范有序整理和便捷有效利用。

二、全宗卷内文件材料“两套”制整理管理的做法及成效

多年以来，青岛市档案馆在确保全宗卷内文件材料齐全完整基础上，在每个全宗卷中，对归档的文件材料采取按照其形成时间自然排序的方法，即按照《归档文件整理规则》的方法进行整理，每个全宗卷中编制“卷内文件目录”，每个全宗的全宗卷盒编制单独的流水号。

但是，《全宗卷规范》第6章“全宗卷的整理”第2款“文件材料分类”规定，属于同一全宗卷的文件材料，按本标准第5章“全宗卷构成”中5.1至5.8条进行分类；第3款“文件材料排序”规定，文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。也就是说，同一全宗卷的文件材料，采用先分类、再排序的“分类组卷”方法整理。

因此，青岛市档案馆原有整理方法和《全宗卷规范》要求不相一致。如何解决这个问题，成为我们面临的一项重要课题。我们坚持问题导向和创新精神，进行了改革探讨。

主要采取了以下措施：一是进一步深入学习《归档文件整理规则》《全宗卷规范》，掌握规范标准和有关要求；二是认真分析馆藏全宗卷文件材料数量众多和现有整理全宗卷方法的实际情况，研究比对现有整理办法和执行规范标准之间的相互联系；三是认真研究数字档案馆系统功能，探讨利用信息技术手段解决现有做法和规范标准不一致问题。

经过认真学习、分析比对和实践探索，我们根据《全宗卷规范》要求，针对青岛市档案馆馆藏档案全宗卷内文件材料以形成时间排列并延续整理的实际情况，确定了进一步完善数字档案馆系统功能，改进全宗卷管理方法的工作思路。

一方面全宗卷内纸质文件材料，仍继续按照《归档文件整理规则》以形成时间排列并延续的方法整理；

另一方面，在数字档案馆系统“全宗卷管理”模块中，按照《全宗卷规范》分类要求，增设“类目名称”项，将全宗卷内形成的所有文件材料电子目录，按照《全宗卷规范》规定的“全宗（馆藏）介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类”等八大类进行分别标注管理。

通过这种做法，实现了全宗卷内纸质文件材料仍按时间顺序排列整理和文件材料目录数据在数字档案馆系统中分类管理的“两套”制整理管理模式。

这种整理方法和管理模式，在实际工作中取得了明显成效。

一是保持了青岛市档案馆全宗卷内文件材料的历史原貌和工作的连续性，充分降低了因重新整理卷内文件材料而造成的工作成本，并消除了因此对文件材料原件造成损坏的现象。

二是通过数字档案馆系统对全宗卷文件材料目录数据的分类管理，既符合了《全宗卷规范》要求，又可更加直观地了解各个全宗档案在管理过程各种情况，快捷准确的查找到全宗卷内文件材料。

三是避免了卷内文件材料因分类不准确等原因容易造成整理质量不高的现象，极大地提高了工作效率，全宗卷文件材料整理和全宗卷管理更为规范实效，更具可操作性。

三、整理全宗卷内文件材料的体会

全宗卷内文件材料整理和管理工作，是一项既简单又繁琐的工作。既要遵守有关规则，做到规范有序，又要结合工作实际，做到改革创新。

因此，对于全宗卷内归档文件材料的整理，应根据各自实际情况，在执行《全宗卷规范》标准要求情况下，完全可以按照《归档文件整理规则》“简化整理、深化检索”的基本原则，遵循归档文件材料形成规律，将每个全宗卷内纸质文件材料按照其形成时间排列并延续整理，同时充分运用信息化技术手段和优势，通过数字档案馆系统中全宗卷归档文件材料的目录数据管理和统计利用功能，切实提高全宗卷管理的规范化、科学化、现代化水平。

“综合全宗卷”卷内文件材料的整理和管理，也同样适用于此。青岛市档案馆的长期工作实践证明，这种办法更加便于全宗卷文件材料的规范整理和科学管理。

作者： 青岛市档案馆 王晓华

来源：2021.09.14 兰台之家微信公众号

原载：《山东档案》2020年02期