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2020年全国年会三等奖论文:营商环境建设背景下档案服务企业民生的思考与探索

——以苏州市工商档案管理中心为例

发布时间:2021-02-18 浏览次数:

苏州市工商档案管理中心  陈鑫


【摘要】 产权制度改革后,企业档案资源管理和处置不断呈现新形态,档案部门为企业减负、为市民服务仍任重道远。本文从优化营商环境要求、主要服务举措、未来服务方向三个方面解构苏州市工商档案管理中心近年完善档案服务体系的实践之举,探索推动档案查询利用升级的途径,助力政府优化营商环境。

【关键词档案服务 营商环境 企业 民生 转型升级

经济社会发展到哪里,档案工作就延伸到哪里。档案工作能为经济社会发展服务,经济社会发展能促进档案工作的整体优化,两者彼此依托、相互促进。习近平总书记在民营企业座谈会上强调,要不断为民营经济营造更好的发展环境,帮助企业解决发展困难。新时期新阶段,党中央、国务院高度重视优化营商环境,施策助力我国民营经济持续健康发展,各地区、各部门按照部署,依照《优化营商环境条例》,顺应社会期盼,持续推进“放管服”服务项目建设,取得明显成效。

近日发布的《苏州市优化营商环境创新行动2020》吹响了苏州优化营商环境的“冲锋号”,为苏州高质量发展锻造新的“硬核”。适逢其会,苏州市工商档案管理中心(以下简称“中心”)正是为顺应市国有企事业单位产权制度改革后改制企事业档案资源管理的新形势和新要求而成立的地方档案部门。

自2008年1月正式挂牌运行至今,中心十二年如一日,始终以服务企业和民生需求为导向,创新民生工作思路。秉持苏州“三大法宝”开拓精神,“抓机制”“优服务”“强平台”三管齐下,誓用企事业档案助力营商环境的建设,以“最舒心”为目标提升业务竞争力。

1.高点对标定位发力,把握营商环境建设风口

以营商环境为代表的制度保障,正是当下和未来重要的核心竞争力。国务院总理李克强日前签署国务院令,自2020年1月1日起施行《优化营商环境条例》。为持续优化营商环境,不断解放和发展社会生产力,加快建设现代化经济体系,推动高质量发展,《条例》从制度层面为优化营商环境提供了更坚强有力的保障和支撑。

为深入贯彻党中央、国务院决策部署,围绕治理体系和治理能力现代化要求,苏州市委、市政府于2020年3月召开营商环境创新大会,出台《苏州市优化营商环境创新行动2020》,在法治诚信、企业服务、资源配置、统筹协同等方面实施高标准、高质量、高效率的政务服务,推动营商环境整体水平系统性提升,让企业在苏州投资放心、发展安心、干事顺心、创业开心、生活舒心。

公有改制企业档案是改制企业管理工作产生的第一手材料,是企业生产经营活动中的真实记录,是国有资产的重要组成部分,对它们评估管理的重要性不言而喻。管理好改制企业档案是一项重要的基础性工作,做好改制企业档案的服务则是协助其生产、经营、管理等各项工作的基础性服务,中心用档案“衔接”起改制企业的过去和现在,照亮企业的未来之路,将现成的企业档案资源转化为生产力助推产业结构优化升级,对构建适宜企业发展与民生保障的营商环境,实现经济效益和社会效益的“双重丰收”大有可观。

至此,中心深刻意识到良好的营商环境对于中小企业发展的重要性,努力加强作风建设,力求以更加优美的姿态为企业和民生服务,尤其是协助改制传统民族工商业向现代化集团公司“华丽转身”。通过树立“更新服务理念、升级服务方式”“打造服务品牌、提升服务质量”“梳理服务事项、建强智慧保障”三项阶段性工作目标,持续深化“放管服”改革,侧面激发社会创造力并不断思考和探索如何在营商环境建设大背景下发挥档案服务大局、服务企业、服务民生的作用。

2档案服务聚焦企业民生,主动融入营商环境

2.1. 更新服务理念升级服务方式

统一管理苏州全市改制企事业档案是中心的主责主业,中心开创的全国档案系统改制企业档案管理的“苏州模式”被誉为“中国企业档案管理史上的一个创举”,成为国内首家通过国家二级档案馆测评的集中管理改制企业档案的档案馆。中心助力优化营商环境的出发点和落脚点就在这些改制企事业档案的服务之中。

为保证企业档案不因企业转制、撤销、关闭、破坏而遭受损失,防止国有资产流失,中心对经历过改制的企业档案分门别类、量体裁衣,追溯归属流向。针对前期因档案管理不规范造成的如兼职管理、频繁调动、分类混乱、收录不全、遗漏、损坏、丢失的档案进行“再整修”,抢救了大批民族工商业历史档案。目前中心集中保管市区市属改制企事业单位25个行业578个全宗的200余万卷档案,以及轻工、电子、工艺美术等行业的产品实物档案,其中民国及以前的历史珍贵档案上千卷(件),最早可追溯至明代,从源头确保了档案资源在载体和门类上的完整和安全。

为处理好企业改制后面临的资产与产权变动处置等问题,中心依托现有资源优势,为正处于上市准备中的企业提供事实依据。于2000年成立的苏州嘉乐威新材料股份有限公司是由苏州乳胶厂与苏州造漆厂资产重组而建成的,该公司在IPO上市准备期因缺少资产重组评估报告面临困难,遂至中心查档。中心工作人员通过检索数据平台,调阅乳胶厂、造漆厂反映相关意见的全部书面文件,以及会计档案,为其提供了1999年公司重组前的资产评估明细表、资产评估报告确认书及相关生产技术管理档案等,供其财务准备时参考,促其科学化战略决策,让馆藏档案成为其转型升级的关键一环。

针对企业因档案管理不善产生的各类民生问题,中心持续协助企业梳理,提供佐证材料,减少对职工办理社会保险缴纳、退休手续、独生子女证明时造成的不便,降低企业管理成本和沟通成本,减轻企业包袱与职工担忧。在新冠肺炎疫情防控时期,中心还积极与市劳动就业管理服务中心对接开通查档绿色通道,安排专人专线,主动帮助企业了解复工政策,一些劳动者在就业方面的“疑难杂症”通过线上平台亦得到解决,维系了企业运转,保障了职工权益。

做好基础服务的同时也不断开拓创新,更新服务内容、服务理念。在已获取的科研成果上进行总结归纳,促进成果转化落地。国家档案局科技项目《大众创业、万众创新中,中小微企业档案管理创新平台建设研究——以苏州高新区科技产业园为例》从档案学理论出发,研究探索为中小微企业档案服务的新理论、新途径、新形式;从档案管理工作的实践探讨档案服务中小微企业的可操作性,并提出可在实际工作中推广运用的操作平台。省档案局科技项目《产权制度改革大背景下改制企业档案资源整合与共享模式研究》研究改制企业档案管理重新定位的问题,建立集中管理改制档案资源的管理机构和模式的可能性。由苏州市档案局推荐的《激活档案资源 赋能产业发展——开创丝绸特色档案管用新模式》案例介绍了全国首创的“档企合作”模式,助推苏州丝绸产业结构优化升级,获全国企业档案工作管理创新优秀案例一等奖。

2.2. 打造服务品牌提升服务质量

进一步优化营商环境,需要提升服务效率,服务质量的好坏和办事速度的快慢直接反应了城市营商环境的优劣。档案承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的重任,“服务社会、造福人民”是档案人不变的宗旨。

作为全国五一巾帼标兵岗和江苏省巾帼文明岗,中心接待窗口以创建档案服务品牌为突破点,在做好日常查档接待任务的同时,通过线上“接单”方式继续在8小时以外服务百姓。2019年,窗口受理各类查询服务申请超1.9万人,其中职工退休查档12370人次,企业工商档案查询1852人次,占比72.40%;企业查档服务类型包括单位工作查考(占比31.42%)、权益维护(占比51.95%);电话咨询3041单,提供利用77940卷次,档案复制材料40068页,整体服务满意率达100%,是中心打造服务品牌的“门面担当”。

疫情期间,中心第一时间发出临时停止现场查档服务公告,并在官方微信公众号发布线上查档倡议书,详列查档步骤。多名党员和入党积极分子也坚守岗位,对那些“流量”大的办理事项,整理业务流程,完善“掌上查档”,深化“异地查档”。3月初,中心接到一市民请求查档电话,提到已利用微信公众号查询到个人档案在馆,因纠纷急用。工作人员了解情况后开展远程查询工作,通过数据库调出信息及保管位置,核实确认用户信息后用邮政速递“点对点”寄送,实现无接触查档服务,确保疫情期间查档不打烊、业务不断档。

不厌其烦是职责,反复确认是担当。档案信息能否得到安全妥善管理,档案服务质量能否让市民满意,直接影响到群众的切身利益,社会的稳定以及社保制度目标的实现。提高经办效率,优化服务机制,打造服务品牌,赢得社会认可,就能纲举目张,带动起方方面面,这是中心档案服务以民生需求导向助力营商环境建设的最终目的。

2.3. 梳理服务事项  建强智慧保障

“放管服”改革是优化营商环境的重要抓手。持续对标最高服务水准,自2020年起对接苏州市档案馆信息技术部门启用“苏州慧档案”APP服务内部管理工作。通过“互联网+”技术应用系统嵌入接口,初步实现政务电子文件的规范化管理和移交接收、用车申请、报销申请、物资采购、合同审批和人事考勤等功能,着重梳理办公事项,帮助中心在财务、资产、内控等方面做出精准判断,做到事前审批完备、事中有人跟踪、事后收集归档,部门之间互通有无,提高效率的同时也有效规避内外部可能触发的各类风险,让技术创新成为营商环境建设发展的助推器。

优质的营商环境就如同“磁石”,吸引着人才、资金、技术等要素的聚集。中心与苏州大学文正学院签订实践教学基地协议,通过开设《档案馆实务》、展览布置实训等课程,协同开展实践教学,让学生在全真环境和职业氛围中加深对专业的认识,打通课堂教学与专业技能间的壁垒,为学生理论联系实际提供现实平台,共同为学生搭建智慧保障平台,助力人才落户新政打造“留得住人才”的营商环境。

持续推进档案“增量电子化、存量数字化”工程,突出重大活动档案、重大建设项目、改制企业档案、民生档案的接收进馆工作,为营商环境插上“数字化”的翅膀:

一是推进民生档案整理。优化民生档案整理工作,将查询频率较高的工资单、奖金单、合同等重新整理装订。2019年接收退休人员档案1.12万卷,累计上架入库1.46万卷,数字化项目完成率超70%。计划实施民生档案数据全域交换平台建设,制定企业民生档案数据平台项目实施计划,目前平台已收录电子档案52.5TB,332107卷(件),预计年内完成900万页加工量。

二是加强机关档案进馆、馆企合作。2019年完成机关大院23家单位超15万件档案移交接收,接待市级机关单位查档近两百人次,借阅文书档案近3000件,服务机关能力进一步提升。苏州中国丝绸档案馆与19家合作企业持续联系。目前与蒋雪英刺绣工作室合作项目的《江南丝路图》,与苏州大学、北京联合大学合作的丝绸老专家口述档案采集项目正在有序推进中。

3.砥砺前行厚植营商环境,推动服务质效“提速换挡”

省委常委、市委书记蓝绍敏在营商环境创新大会上强调,只要企业遇到困难,我们就要心底无私地为企业“排雷”;只要企业发展需要,我们就要心清如水地为企业“站台”。

中心将着手形成有关优化营商环境的进一步工作方案,坚持树立热心、耐心、温情的服务品牌,保持服务满意度,在岗位上“磨砺”新的业绩;拓展服务载体,不断实现流程再精简、时间再压缩、机制更灵活,特别是在服务中小微企业查档需求上争取“一次办好”“一次办成”,推动服务质效“提速换挡”。对标ISO9001质量管理要求,推动质量管理体系有效运行和持续改进,顺应以标准化、规范化推进国家治理体系和治理能力现代化的发展趋势。

同时,中心员工还将努力践行“为党管党、为国守史、为民服务”的崇高使命,准确把握社会转型期档案理论建设和发展过程中的热点,借力破题,竭力保护好市场主体的合法利益、竭力构筑好企业民生档案数据的平台建设、竭力优化好更可靠的档案数字化水平,下大力气打造优质档案服务,始终行稳致远、永远活力四射,为助力营商环境的优化提升做出档案部门应有的贡献,再创一个火红年代的档案管理“苏州模式+营商环境”2.0。

参考文献

[1]卜鉴民 等.改制企业档案管理实践与创新[M].苏州大学出版社:苏州,2017:33-38.

[2]葛仁军.档案业务指导供给侧改革融入营商环境建设[J].中国档案,2018,(6).

[3]吴飞,陈鑫,吴芳,卜鉴民.“六大工程”构建新时代档案发展新优势[J].档案与建设,2018,(11).

[4]卜鉴民,刘 迁,朱亚鹏.改制企业档案管理政策制度及处置原则探讨[J].档案与建设,2018,(3).

[5]新华社.李克强签署国务院令 公布《优化营商环境条例》[EB/OL].http://www.gov.cn/guowuyuan/2019-10/23/content_5443952.htm,2019-10-23.

[6]李仲勋,陈雨薇,范昕怡,雷霆.苏州优化营商环境推出3.0版本 以“最舒心”谋求硬核竞争力[EB/OL].http://news.xhby.net/sz/yw/202003/t20200328_6580326.shtml,2020-3-28.


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