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上海法院诉讼档案“混合单套制”归档改革实践探索

发布时间:2021-01-04 浏览次数:

2020年第十一届电子文件管理论坛上的报告

报告人:上海市高级人民法院办公室档案科科长  高忠伟

1背景

人民法院档案信息化建设发端:《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》

上海三级法院档案数字化的规模化建设及其应用:2010年建成三级法院远程查阅电子诉讼档案服务平台,2012年完成海量档案数字化资源建设任务

全流程同步数字化理念的提出和停滞

2单套制改革历程

2016年6月最高法院推进电子卷宗随案生成工作

2017年上海自贸区管委会开展“单套制”归档试点

2018年最高法院开展“以电子档案为主、纸质档案为辅”卷宗归档试点

2019年上海法院开展“混合单套制”电子卷宗归档试点

2020年国家档案局、国务院电子政务办确定30家单套管理试点单位

3困惑

“双套制”之困惑

相比传统模式,双套制增加归档人员的工作难度与工作量,使工作人员缺乏积极性。加大改革力度,允许试点法院数据员采用单套制归档,在采取取消传统卷宗目录、不再编写页码等一系列措施后,归档主力人员的积极性极大地被调动。各种各样的问题与建议也被提出。

“互联网法院”之困惑

在绝大部分的机关档案室中,达到互联网法院高度信息化标准的非常少。在实际工作中,我们不能以高度信息化的标杆作为目标,我们要做的是建设符合大多数机关档案室的实际情况,能让档案干部发挥作用,实现电子档案价值的环境。

“绊脚石”之困惑

在信息化转型过程中,档案部门常常背负着责难,被外界认为是阻碍信息化的绊脚石,“为什么机关全流程的业务办理无法进行?为什么电子文件材料没有人用?原因就是档案部门不接收。”其实档案部门也很为难,在政策法规、配套工作等还未到位的情况下,面对大量产生的杂乱无章的电子文件,档案部门也不能贸然行动。

“试点”之困惑

上海法院档案部门下定决心,与其被动被逼,不如主动介入改革进行思考与探索。然而在试点的时候,档案部门在“试什么”、“怎么试”上并没有底,也没有可循的标准。

4档案与技术的冲突

建设主导权

冲突上一阶段的信息化建设以传统档案数字化扫描为主,档案部门还有一定的主导权,在档案数字化的规划与管理中有主导地位。同时档案数字化也需要从档案部门调取纸质档案,档案部门掌握话语权。在新的信息化阶段,在对信息系统中产生的大量电子文件进行归档的过程中档案信息化建设过程中,档案部门的主导权逐渐丧失。

数据资源话语权冲突

有专家说,在这个时代,档案部门拼技术拼不过,但是还有档案资源。但是从我这几年在上海法院的工作实践来看,我们恐怕连资源都无法掌握。原先档案部门对于数字档案资源还有一定的话语权,但是在大数据时代,档案资源生成于集约化服务器并储存在服务器中,档案部门基本不参与、不了解这些资源的管理与利用,逐渐丧失数据资源话语权。

数据安全理念冲突 

信息部门在数据管理、资金、决策等方面占据主导地位。而档案部门的安全理念与信息部门存在一系列冲突。

“混合单套制”归档改革

“混合单套制”定义

“混合单套制”电子诉讼档案是指在审判业务活动中通过电子卷宗随案生成系统产生,以案件为保管单位的具有长期保存和利用价值的各类电子诉讼材料(包括“单套制”形态的原生性电子文件、纸质原件的数字化副本以及庭审录音录像、电子证据等)及其纸质附件(具备档案属性的纸质原件材料),经档案部门验收后形成的混合载体形态的档案材料汇集。

5电子档案归档主要环节

系统会自动区分原生电子文件和纸质扫描电子文件。

归档验收:承办人审核通过后交档案科归档验收。上海法院归档改革的一大特点就是档案部门的全程介入。每一份档案的归档必须经过档案部门的验收。

卷宗整理:档案科验收后交由整理人员进行材料整理,打印系统自动生成的纸质附件目录。

6改革中的四点体会

清醒认识现阶段信息化建设的发。展水平不平衡、不完善状态,单套制不可能一蹴而就。

坚决介入前端质量管理,区分管理不同来源电子文件。

坚持档案部门掌控形态可见可控的离线备份数据,并以此为基础实现机关案室管理模式的彻底转型。

坚持档案部门对电子档案的管理性认证为主、技术性认证为辅的基本策略。

7单套制归档改革中的困难

单套制归档改革与全流程业务信息化建设的交叉误区

档案部门责任承担与资源匮乏的困难

档案部门工作属性与更高协调责任的困难

人力资源与知识储备的困难

来源:2020.12.14 档案那些事儿微信公众号

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