《业务职责内容及所需能力要求》 

第1条  提供公文书管理的专业指导、开展实地调研

业务职责

运用相关专业知识，为公文书生成机关提供研究、分析、咨询等专业服务，包括对有关法律法规和相关标准的实施及改进的分析和建议。基于以上服务，在一定权限范围内，运用相关专业知识，对公文书生成机关的公文书管理状况进行实地调研。

能力要求         

・了解公文书生成机关的文书管理制度

・了解公文书生成机关的历史、组织政策和文书制作

高水平专业人士的能力要求

・了解公文书生成机关的政策从讨论到实施阶段的整个过程、以及政策实施后的实际效果

・了解其他国家的档案管理制度的相关知识。

・了解与信息公开法（情報公開法）及其相关条例的知识

・了解个人信息保护法（個人情報保護法）及其相关条例的知识

・了解与信息公开法、个人信息保护法及相关条例等有关的审查会答复、司法判例的相关知识

・特定秘密保护法的相关知识 

第2条  规划和组织公文书管理的相关培训

业务职责

主要针对公文书生成机关的员工，制定培训计划并授课，提高员工对公文书重要性的认识，提升员工正确保管及移交公文书的知识和技能。

能力要求        

・了解公文书生成机关的文书管理制度

・了解公文书生成机关的历史、组织政策和文书制作

・了解档案机构如何保管与利用

・具备策划、演讲能力

高水平专业人士的能力要求

・具备与信息公开法（情報公開法）及其相关条例的知识

・具备个人信息保护法（個人情報保護法）及其相关条例的知识

・具备与信息公开法、个人信息保护法及相关条例等有关的审查会答复、司法判例的相关知识

・具备著作权法的相关知识

・具备特定秘密保护法的相关知识

・具备其他国家的档案管理制度的相关知识 

第3条  制定公文书保管期限表

业务职责

在一些作为历史资料保存的公文书保管期限届满之前，应尽早判断其重要性。必要时，应结合相关资料予以确认，咨询公文书的生成机关进行判断。

能力要求

・了解公文书生成机关的文书管理制度

・了解公文书生成机关的历史、组织政策和文书制作

・了解公文书生成机关的政策从讨论到实施阶段的整个过程、以及政策实施后的实际效果

・了解档案机构如何保管与利用

・了解档案机构关于鉴定标准的相关知识 

高水平专业人士能力要求

・与信息公开法（情報公開法）及其相关条例的知识

・个人信息保护法（個人情報保護法）及其相关条例的知识

・与信息公开法、个人信息保护法及相关条例等有关的审查会答复、司法判例的相关知识

・特定秘密保护法的相关知识

・过去移交的公文书及其利用状况的相关知识

・其他国家档案管理制度的相关知识

第4条  公文书在处置阶段的鉴定、鉴选 

业务职责

对于保管期限届满需要处置的公文书，需在销毁前鉴定是否具有长久查考利用价值。如有历史价值属于重要历史资料，则将其移交至档案机构。必要时，可借助相关资料予以确认，或问询生成机关作为判断的依据。 

能力要求

・了解公文书生成机关的文书管理制度

・ 了解公文书生成机关的历史、组织政策和文书制作

・ 了解公文书生成机关的政策从讨论到实施阶段的整个过程、以及政策实施后的实际效果

・ 了解档案机构的保管与利用

・ 以往的档案机构所做的各种判断标准的相关知识 

高水平专业人士能力要求

・ 与信息公开法（情報公開法）及其相关条例的知识

・ 与信息公开法、个人信息保护法及相关条例等有关的审查会答复、司法判例的相关知识

・ 特定秘密保护法的相关知识过去移交的公文书以及其利用状况的相关知识。

・ 其他国家的档案管理制度的相关知识。

第5条  根据协议移交公文书

业务职责

对于外围团体[1]和议会等通常不向国立公文书馆移交、而由机构自行保管的公文书，需要鉴定其是否属于历史资料，以便决定是否向档案机构移交。

能力要求         

・了解公文书生成机关的文书管理制度

・了解公文书生成机关的历史、组织政策和文书制作

・了解公文书生成机关的政策的从讨论到实施阶段的整个过程、以及政策实施后的实际效果

・了解档案机构的保管与利用

高水平专业人士能力要求

・信息公开法（情報公開法）及其相关条例的知识

・个人信息保护法（個人情報保護法）及其相关条例的知识

・与信息公开法、个人信息保护法及相关条例等有关的审查会答复、司法判例的相关知识

・特定秘密保护法的相关知识

・移交的公文书以及其利用状况的相关知识。

・以往档案机构采用的鉴定标准的相关知识

・其他国家的档案管理制度的相关知识 

第6条  鉴定和接收赠送、托管的文书

业务职责

接受法人、个人等提出的赠送、托管申请，调查这些文书的权利归属关系，必要时可与相关组织进行沟通协商。判断其是否属于重要的历史资料。

能力要求         

・了解赠送、托管的相关规则及其运用

・了解档案机构的保管与利用

・档案资料相关的调查研究能力

・著作权法的相关知识

・基本阅读理解能力 

高水平专业人士能力要求

・其他档案机构以及民间收藏的相关资料的收藏地点和内容的相关知识

・赠送、托管的文书以及其利用状况的相关知识

・个人信息保护法（個人情報保護法）及其相关条例的知识

・专业阅读理解能力 

第7条  接收和管理移交至中间书库的公文书

业务职责

受公文书生成机关的委托，将公文书移交到中间书库[2]，对其进行整理保存。除了在公文书保管期限届满之前的整理保存，中间书库还需向公文书生成机关提供利用服务。

能力要求

・了解中间书库相关规则及其运用

・了解公文书生成机关的文书管理制度

・对保护科学的基本了解

高水平专业人士能力要求

・保护技术的相关实践知识

第8条  公文书的接收

业务职责

在与生成机关协调的基础上，将决定移交至档案机构的公文书实施移交。移交工作结束后需要核对公文书生成机关提供的移交目录清单才能完成最终验收。档案机构需要根据接收的公文书的状态、载体等相关情况，采取必要的保护措施（例如防止生物损害的措施等）。

能力要求

・了解公文书生成机关的文书管理制度。

・了解保护技术的基本知识。 

高水平专业人士能力要求

・保护技术的相关实践知识

・保管电子信息的相关知识

・复制所藏资料的相关基础知识 

第9条  赠送、托管文书的接收

业务职责

接受法人、个人或其他方面赠送或托管申请后，执行相关接收程序。根据所接收文书的保管状态采取必要的保护措施（例如防止生物损害等）。此外，需要详细记录赠送或者托管的过程以及文书集合的基本信息。

能力要求

・了解赠送、托管的相关规则及其运用

・了解保护技术的基本知识

高水平专业人士能力要求

・调查研究档案资料的能力

・具备个人信息保护法（個人情報保護法）及相关条例的知识

・具备著作权法的相关知识

・具备保护技术的相关实践知识

・具备保管电子信息的相关知识

・具备复制馆藏资料的相关基础知识

第10条  整理与保管档案

业务职责

按照来源原则和尊重原始顺序原则，对已经接收进馆的档案进行整理，例如制作标签、粘贴、排架等（有些档案机构同时执行第13条 档案目录制作）。另外，需要采取必要的保管措施，例如简单修复、清洁、制作保管装具、将资料收纳入中性纸袋或纸盒中（如下图）。此外，根据档案资料的损坏程度和使用频率，考虑采取必要的保护和修复策略。比如，模拟数据或电子格式的文件，应将其转换为能够长期保管的存储格式并选择合适的载体。

能力要求

・对保管修复的基本了解

・对保管修复的相关实践知识的了解

・对保护技术的基本了解

・对保管电子信息相关知识的了解

高水平专业人士能力要求

・关于保护和修复的实用知识 

（未完待续～请继续关注第11-22条）

[1]译者注：日语“外郭団体”，日本官宫厅（可以简单理解为政府）之外的组织，但是接受官宫厅的出资和资金补贴，业务活动与人事任免等与官宫厅都有紧密的联系。例如日本邮政株式会社、地方的交通安全协会、市民共济会等。

[2]译者注：指中间保管库、公文书中心，比如国立公文書館筑波分馆。

日译中：李华莹（日本学习院大学）     

英译中：付鑫（北京市档案馆）   

翻译审改：王健（中国人民大学）    

照片：李华莹    

编辑：魏湛卓