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日本国家档案馆《档案工作者业务职责与能力要求》(中译本)

发布时间:2020-05-26 浏览次数:

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日本国立公文书馆主馆 

日本国立公文书馆,英文名National Archives of Japan(日本国家档案馆)。三种语言交替,指向同一,大家可任选其一作为称谓。

2019年底,“国际视野│走进日本国家档案馆,我发现……”引发了大家的兴趣,文中提到的日本“档案从业人员任务和能力标准”,若干读者表示希望进一步了解,由此引发出今天的内容。👇

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     上述推文中提到的日本“档案从业人员任务和能力标准”,经过全面研读和三位译者的反复考量,决定改译为《档案工作者业务职责与能力要求》。文本很长,目录如下,“事儿”打算分两篇呈现给大家。 

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背景知识

日本《公文书管理法》的全称是《关于公文书等的管理的法律》(公文書等の管理に関する法律),该法第二条包括对“公文書等”一词的释义。

所谓“公文书等”包括行政文书、法人文书和特定历史公文书三类。行政文书的生成机构是《内阁府设置法》和《国家行政组织法》中规定的机构,法人文书的生成机构是《独立行政法人通则法》里规定的机构。按照国人的理解习惯,行政文书和法人文书可以理解为我们所说的政府机关和事业单位以及具有行政职能的企业的文件。特定历史公文书是指已经完成现行效用、移交到国立公文书馆等档案机构予以保存的文件。所以“公文书等”这个词语涵盖的范围比较宽泛。因此,在判断公文书的属性时,需要根据具体的上下文语境来判断其处于文件生命周期的哪个阶段。

日本《文书馆用语集》对“公文書”的界定,指日本国家或地方的行政机关、公共团体以及立法和司法机关在内的公共机关在工作中形成的文件。

插一句,是不是看得有点晕?日语环境中“公文书”和“公文书等”两个词很好区分,貌似放到汉语环境里就有点不太好区分叻。如果对应英文的话,“公文書”翻译为public records(公共文件,狭义理解为现行文件),“公文書等”对应public records and archives(公共文件与档案)。亲如何看?欢迎讨论。

日本国立公文书馆是一个“独立行政法人”,与其他的公文书馆之间没有上下级的隶属关系。但是国立公文书馆除了担负日本国家档案馆的职责之外,还承担对国内其他档案馆进行业务指导和档案工作者专业培训的职责。无论是软硬件设施,还是制度建设,国立公文书馆都代表了日本境内档案馆的最高水平。

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 2018年6月8日全国公文书馆长会议讨论《档案工作者业务职责与能力要求》

《档案工作者业务职责与能力要求》应用愿景

日本国立公文书馆馆长 

加藤丈夫

2018年12月

日本国立公文书馆通过各种培训计划和其他相关举措,一直致力于培养专业化的档案工作者,使其在管理历史公共记录和档案中得以发挥关键作用。为了具体阐明档案工作者的专业水平标准,我馆起草了《档案工作者业务职责与能力要求(草案)》(2017年12月版)。

2018年初,草案分发至日本各地档案机构和相关组织征求意见。根据反馈意见,我馆再次修订并形成定稿。

各档案机构在反馈中普遍强调的一个基本问题是:该草案似乎主要聚焦于各级政府层面、适用于从事公共文件和档案管理的档案工作者,没有涉及到处理民间资料(如古代文献)的档案工作者以及在私营企业或民间组织中从事重要历史记录管理的档案工作者。

也有部分档案机构指出,地方政府层面上的公文书管理体系存在一定的局限性,实际工作内容与草案中提出的“业务职责”“能力要求”尚有差别。

我们提请协助制定草案的“档案工作者业务能力标准研究顾问委员会”再次讨论,根据上述反馈进一步完善草案。日本目前对于“档案工作者”没有一个确切的定义(包括没有做出准确恰当的日语翻译[1])。经深入研讨,我们认为现阶段各独立档案组织可根据实际情况灵活运用《档案工作者业务职责与能力要求》。

综上所述,虽然沿用了《档案工作者业务职责与能力要求》(以下简称《要求》)这个标题,但是我们将随着全国范围内档案和公共文件管理水平的提高,逐步修订《要求》,以期成为完成度较高的标准。

再次感谢对草案进行认真讨论并提供有效反馈的全国相关机构的所有人员。

今后,希望本《要求》能作为各类机构在档案工作者的招聘、分配、教育和培训方面的基础资料。下一阶段,我馆会尽快将《要求》与档案工作者认证制度相结合,为加强日本档案工作者队伍建设和提高公文书管理水平做出贡献。请大家继续支持我们的工作。 

[1]译者注:日语里“档案工作者”是直接使用英语“archivist”的外来语“アーキビスト”。因此加藤馆长在此处解释的是日语的“档案工作者”并未使用意译,而是音译。


前言

·在《公文书馆法(1987年法律第115号)》制定之前,相关机关和团体就已经对档案工作者的相关事项进行了讨论和建议,并且推进了相关培训。基于以上努力,结合之后颁布的《公文书管理法(2009年法律第66号)》以及相关法律制度的完善,加上对于该法制定五年后的回顾和思考,国立公文书馆制定了《档案工作者业务职责与能力要求》(以下简称《要求》),明确了档案工作者的专业性,并作为档案人才培训的基础资料。

·本《要求》是基于《公文书馆法》《公文书管理法》以及《公文书管理法施行令(2010年政令第250号)》《国立公文书馆法(1999年法律第79号)》《行政文书管理指南(2011年4月1日内阁总理大臣决定)》《关于特定历史公文书的保存、利用和销毁指南(2011年4月1日内阁总理大臣决定)》等法律法规对国立公文书馆的业务进行分析的结果,并参考了来自国家和地方公共团体设置的公文书馆、以及相关机构和团体各方的意见,最终编写而成。

·在制定本《要求》时,举办了外部专家参与的“档案工作者业务能力标准研讨会议[2]”,为《要求》的制定做出了重要贡献。

·本《要求》所阐释的业务职责是档案工作者在实际工作中可能会遇到的。希望档案工作者可以事先掌握工作所需的基本知识和技能。

·本《要求》并非硬性规定。在贯彻《要求》时,应根据馆藏资料的特性以及机构规模等对《要求》的内容灵活补充或变更。

·本《要求》虽然主要是以公共机关[3]的档案工作者为重点对象,随着档案工作者活跃于越来越多的领域,希望各机构和团体也能够根据自身情况设置目标和业务内容,参照《要求》,灵活运用。 

[2]译者注:之后更名为档案工作者业务能力标准研究顾问委员会

[3]译者注:原文“公的な機関”,主要是行政机关、立法司法机关以及从事公共事业的法人(如学校、医院、通讯、运输等)行业。 

档案工作者业务职责与能力要求

2018年12月

日本国立公文书馆 

宗旨

《档案工作者业务职责与能力要求》旨在阐明日本公文书馆和类似机构(两者以下统称“档案机构”)以及公文书生成机关中档案工作者的业务职责及其顺利履行业务职责所必备的知识与技能。在确立档案工作者的专业性的同时,为了加强对档案工作者队伍的培育、提高档案工作者的社会地位,特制定本要求。

术语

相关术语概述如下。

公文书馆:指《公文书馆法(1987年法律第115号)》第4条和第5条所定义的“公文书馆”,《公文书管理法(2009年法律第66号)》第2条第3款所规定的“国立公文书馆等”。

类似机构:具有与公文书馆类似功能的组织机构(《公文书管理法》第2条第4款第3项以及第2条第5款第3项中指定的机构[4]也包括在内。

公文书等:《公文书馆法》第2条规定的“公文书等”再加上现行文件,《公文书管理法》第2条第8款规定的“公文书等”以及与此相当的文件。

1.档案工作者的使命

档案工作者作为专业人员,应对作为公共共享知识资源的档案进行科学管理,确保永久保存和长远利用。档案工作者的职责是为提高各类组织机构的活动质量和效率提供支持,确保对公众负责,通过保存和提供个人、机构和社会记录为社会作出广泛贡献。

2.档案工作者的职业道德和基本立场

档案工作者在实现上述使命时,有必要根据1996年9月6日国际档案理事会(ICA)在北京召开的第十三届大会上通过的《档案工作者职业道德准则》中规定的从业标准。档案工作者还应始终保持公平和中立,不屈服于操纵证据掩盖或歪曲事实的压力,真诚履行职责,保持高度的职业道德操守,坚定不移、坚持不懈地实现自我完善。

3.档案工作者的业务职责

档案工作者所担负的业务工作通常可分为四大类:(1)鉴定、鉴选、扩充馆藏;(2)馆藏管理;(3)提供利用;(4)外联与交流服务(附录1)

4.档案工作者必备的知识与技能

档案工作者要履行相应的业务职责,必须具备的知识和技能总结如下:

(1)基础能力

⚪对公文书等相关法律的理解

·在理解《公文书馆法》的基础上,履行自身职责。

·在理解《公文书管理法》以及《公文书管理法施行令》的内容的基础上,履行自己的职责。

[4]译者注:日本与公文书馆功能相近的类似机构主要有研究所、博物馆等收藏有历史文化资料的机构。

⚪对与档案相关的基础理论及方法论的理解

·在对作为信息资源的档案资料(包括文书、电子文件、绘画、照片、电影胶片、磁带、光盘等在内的各种载体和记录形式)的价值和意义、档案机构以及档案从业人员应尽的职责和责任、档案制度的基本框架的理解的基础上,履行自己的职责。

·充分理解日本的文书管理制度、理解作为档案从业人员的职责所在、了解支撑理论的历史发展。

·在对从文书的生成到档案机构的保存、利用的生命周期,以及围绕其制度相关的社会状况的理解的基础上,履行自己的职责。

·在对组织文书、个人文书等多样化的档案资料相关的基本构造的理解的基础上,履行整理、编目等职责。

⚪对相关学科知识的掌握

·掌握学科的基础知识,例如历史、法律、公共管理、信息工程,了解档案管理必备的知识,最好至少掌握其中任何一门专业知识。

⚪对档案保护的理解

·为了防止档案的损坏、劣化以实现档案永久利用的目的,档案工作者必须要掌握档案保护的基础知识以及档案资料长期可用的能力。

⚪掌握数字化、电子文件和信息系统的相关知识

·档案工作者需要掌握档案资料的数字化、电子文件以及信息系统相关的基础知识。

⚪研究能力

·档案工作者需要具备获取履行业务职责所必需的知识的能力,能够把握相关专业领域的最新发展趋势,能够针对在业务工作中遇到的问题进行专门研究并将研究结果运用于工作之中。

(2)业务能力

·业务职责与能力要求对应表(详见附录1)

映射档案工作者的业务职责与所需要能力之间的关系。

·业务职责的具体内容及其所需能力的具体阐释(附录2)

详细说明了档案工作者的业务职责及其对应的必备的各种能力。

·必备能力要求的具体阐释(附录3)

概述档案工作者履行职责需要具备的能力要求。

(3)综合管理能力

·基于专业知识,制定标准、政策和计划的能力。

·实施计划、验证成效、改进和优化的能力。

·发现和预防潜在问题并针对现有问题制定对策措施的能力,与相关方协作、解决问题的能力(例如发生自然灾害或事故时)。

作为上述(1)至(3)项必要知识和技能的前提,档案工作者必须具备沟通能力、团队协作能力、独立自主精神、解决问题的能力、自我管理能力、持续学习能力以及适应新技术的能力。

5.备注

随着与档案管理相关的社会规范的变化和信息技术的发展,将对本《要求》进行必要的修订。

(未完待续)

今天的推文,旨在帮助大家了解日本的档案管理体制、法律法规、相关术语以及日本《档案工作者业务职责与能力要求》的出台背景和主要内容。

 

文章来源:档案那些事微信公众号

翻译:李华莹(日本学习院大学) 付鑫(北京市档案馆)

审核:王健(中国人民大学)

照片:日本国立公文书馆网站 

编辑:魏湛卓

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