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北京市民生档案数字资源共享研究与实践

发布时间:2020-12-23 浏览次数:

2020年第十一届电子文件管理论坛上的报告

报告人:北京市档案馆数字资源管理处处长  崔伟


一、民生档案数字资源共享工作的几点认识

(一)民生档案数字资源共享主要需求

1.就近利用

跨馆利用:通过馆际共享,实现跨馆查阅、异地出证。

2.不见面利用

网上利用:通过互联网+方式,实现不出门查阅、取证。

3.最多跑一次

办事利用:通过跨部门共享,实现办理事项时一站式利用。

(二)民生档案数字资源共享组织推进模式


 

1.基于行政手段的推进模式

有利于顶层设计、统筹推进,推进力度大,管理规范度高,服务一体性强,措施保障能够更加到位,更适合于行政范围内民生档案信息共享的推进.

2.基于共享协议的推进模式

推进不受地域、部门限制,组织灵活方便,便于操作 ,更适合跨行政范围、跨部门民生档案信息共享的推进。

(三)民生档案数字资源共享资源整合汇聚模式


目前,有“目录集中式”“目录集中式+原文分布式”“目录+原文集中式”“服务一站式+资源分散式”四种模式。

 

二、北京市民生档案数字资源共享模式方案

(一)北京市民生档案数字资源主要特点

◆ 民生档案数字资源门类丰富

◆ 民生档案数字资源总量巨大但分布不均衡

◆ 不同门类民生档案数字资源利用率存在较大差异

(二)北京市民生档案跨馆共享利用方案

    1.组织推进模式

◆ 档案局、馆协同机制市档案局牵头负责跨馆共享利用工作的统筹规划、组织协调、监督指导等全面管理工作,由市档案馆协助市档案局负责共享平台的建设、运维以及具体的实施工作

◆ 基于行政手段推进有利于加强对跨馆利用工作的整体规划、统筹推进,加大工作的推进与管理力度,确保工作能够持续深入发展

◆ 分步推进分步骤开展婚姻、知青、招工、学籍等不同门类的民生档案数字资源信息共享。

2.资源整合汇聚模式

 

针对利用率最高的婚姻登记档案,采用目录+原文集中式的汇聚模式。在跨馆系统中,对各馆婚姻档案的目录和原文进行集中,最大程度地保障利用者使用的时效性。针对利用率相对较低的档案,如招工、知青等档案,仅对各馆的目录进行集中,降低资源整合的难度。

混合模式在保证利用时效性、方便资源整合、降低安全风险、提高建设效率、保证共享覆盖面等各个层面取得了较好的平衡。

 

3.系统平台建设

 

民生档案跨馆利用系统由市档案局、馆统一规划、统一建设。各个档案馆依托系统分别管理本馆共享的民生档案数字资源。全市17家综合档案馆共同依托系统提供跨馆查阅、异地出证等利用服务。

技术架构:系统采用B/S架构,基于Web Service的J2EE技术架构与构建技术进行搭建。

主要功能:主要有用户登记、档案检索、跨馆调卷申请、跨馆调卷审核、跨馆阅览等功能。

安全保障:民生档案涉及公众隐私,需要采取一系列措施保障个人隐私安全。

网络层面:平台建设应基于安全、可靠的网络环境,确保数据传输安全

数据层面:在数据存储过程中应采取加密、防篡改、签名等相关措施,保证数据的安全和凭证性。

应用层面:在通过系统办理业务过程中,在每一个环节都应采取相关措施,保障系统应用中的安全。

跨馆业务办理流程:首先,受理档案馆工作人员登记利用者信息,对利用者的材料进行审核,若符合受理条件,工作人员开始查档。查到相应档案之后,由受理档案馆向协办档案馆发出跨馆利用的申请,协办档案馆工作人员收到申请之后,进行审核,审核通过后,即可查档阅览,打印出证,将复制件交给利用者,利用者签收。

 

4.制度标准建设

业务管理:《北京市民生档案信息跨馆利用管理办法》

数据管理:《北京市民生档案数字资源共享标准规范》

服务管理:《北京市民生档案“跨馆查档、便民服务”办事指南》明确“跨馆查档”的服务流程与要求。

(三)北京市民生档案跨部门共享利用方案

 

1.组织推进模式

档案局和市民政局签订共享协议,建立起档案和民政两个系统间的共享工作机制,通过行政手段,按照协议的要求进行部门间的共享。

2.共享服务模式

将婚姻登记处作为系统的一类用户。实现婚姻登记档案的“一处汇聚,多处使用”。

 

3.工作流程

(1)登记审核:婚姻登记处工作人员登记查档人员信息及审核材料。

(2)档案检索:婚姻登记处工作人员检索相关档案。

(3)利用申请:婚姻登记处工作人员向协办档案馆发出利用申请。

(4)协办核对:协办档案馆利用接待人员查看利用申请并进行核对。

(5)查看浏览:婚姻登记处工作人员对协办档案馆审核完成的档案查看浏览。

(6)办理事项:婚姻登记处工作人员利用查阅到的婚姻登记档案办理业务。

(四)基于市级政务平台 的共享利用方案

 

1.基于移动公共服务平台的互联网+服务方案

提供自然人、法人用户的统一认证和账户管理

提供电子证照制证、签发签章、共享与核验

提供移动应用的建设与运行通用基础功能、标准服务接口和资源管理

利用者通过政务网站或者移动端APP、微信公众号,通过身份认证后向档案馆提交利用申请。档案馆受理后,既可以通过传统出证方式,采用线下查档、打印、邮寄的方式提供利用,也可以通过平台提供的电子签章服务,通过电子出证的方式,对民生档案电子件加盖电子签章后,通过网络直接提供给利用者。

 

2.基于大数据平台的服务方案

全市通过三级目录体系的建设实现各部门的资源整合与共享。三级目录体系解决的是各部门有哪些资源,能否共享,如何共享的问题。通过三级目录体系,采用区块链的技术,将各部门的数据上链保存之后,用智能合约对数据的授权共享进行控制。设置了共享属性的数据,能够自动进行共享。未设置共享属性的数据,则需使用部门提出申请,经提供部门授权之后,也可实现共享。

 

 

三、开展工作的几点体会

科研引领是推进工作的有效方式

加强协同是推进工作的关键之举

推进工作要因时而动,顺势而为

推进工作要结合实际,因地制宜

来源:2020.12.09 档案那些事儿微信公众号

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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