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济南市数字档案馆创建全国示范数字档案馆纪实

发布时间:2020-10-10 浏览次数:

济南市数字档案馆自2000年建设以来,坚持以“资源为基础、安全为底线、服务为根本、项目建设为抓手”,深入贯彻落实国家档案局、山东省档案局“存量数字化、增量电子化、服务网络化”总体要求,严格标准、科学规划、精心组织、稳步实施,奋力实现大数据时代济南档案工作动能转换升级。

在济南市委、市政府大力支持和国家档案局、山东省档案局精心指导下,2007年,济南市数字档案馆建成上线并通过国家档案局验收;2012年,济南市档案馆建成全市民生档案共享利用平台,实现“就地查询、跨馆出证、一网通办”;2015年,济南市各区县数字档案馆全部建成上线;2018年11月,济南市数字档案馆系统顺利通过国家档案局验收测试,荣膺全国省会城市中第一家全国示范数字档案馆。

以资源为基础 扎实做好档案数字化工作

济南市档案馆以“两个100%”(馆藏应数字化档案100%数字化,增量档案100%电子化)为目标,大力开展档案数据资源建设。自2005年启动档案全文数字化工作以来,市档案馆严格实施标准化建设和全流程管理,通过事前人员培训、事中数据检测、事后跟踪反馈,建立了全链条数据质量协调沟通机制,从源头确保数字化成果质量。在数字档案馆系统测评中,济南市档案馆馆藏档案数字化副本质量处于全国上游水平,得到国家档案局领导及专家组的一致认可。

着眼“增量电子化”,济南市及各区县档案馆不等不靠、主动实践,建设了电子档案综合管理平台,实现了市直立档单位数字化成果、电子文件及元数据归档;各区县档案馆将“馆室一体化”纳入信息化建设,将档案数字化列入年度立卷流程,解决了立档单位档案数字化成果直接进馆这一难题。

截至2019年底,济南市档案馆累计完成数字化扫描3800万页,馆藏应数字化档案数字化率近90%;全市13个区县档案馆累计完成数字化扫描4500万页,馆藏应数字化档案数字化率均达90%以上,其中市中区和高新区档案馆馆藏档案数字化率实现100%。济南市档案馆通过电子档案综合管理平台共计接收20余家市直立档单位数字化副本5万余件、电子档案4000余件。

以安全为底线 把档案信息安全摆在突出位置

在数字档案馆建设过程中,济南市档案馆坚持把档案信息安全摆在突出位置,狠抓过程安全和成果安全。

济南市档案馆机房均安装了监控防护设施,与高可靠性防火墙、杀毒软件联防联控,坚决阻止各种网络攻击行为,确保系统设备安全;严格落实国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》,采取视频监控、人员监督等措施,加强从业人员审查管理;在数字加工设备上安装安全保密监测软件,将数字化后拆卸硬盘全部移交市保密技术中心处理,借助终端安全管理软件封堵计算机USB端口并加装保密机箱,在加工房间内安装手机信号干扰器,彻底消除安全保密隐患;采取本地硬盘、光盘备份,并向山东省档案馆电子档案容灾备份中心备份,在西安市档案馆异地备份,提升档案信息数据安全等级;加强数据安全等级管理,将涉密数据单独存储,定期对馆藏电子档案进行分类分级备份,并严格落实网络物理隔离要求,3个在用综合管理系统安全等级保护测评全部达到二级保护水平;每年定期开展网络安全应急演练,根据不同内容制定演练计划,记录演练过程、评估演练效果、总结演练经验、分析存在问题,并及时修订完善应急预案。

以服务为根本 强化公共服务能力提升

按照“建设人民满意的服务型政府,构建方便人民群众的档案利用体系”要求,济南市档案馆始终坚持以人民为中心的发展思想,努力提升档案公共服务能力。

为实现民生档案“就地查询、跨馆出证、一网通办”,济南市档案馆积极探索、科学规划、反复论证、试点测试,通过“合作契约化、业务规范化、数据共享化”,逐步建立覆盖省内外重点城市档案馆及重要公共服务窗口的民生档案数据共享服务圈,真正实现了“不用东奔西跑,家门口就能办好”的服务目标。

“合作契约化”是指通过“签订契约式协议、制定可管控办法”的方式,建立馆馆、馆室、馆社之间共享机制,为实现“跨馆出证”提供保障。“业务规范化”是指按照“统一平台、统一流程、统一文本、统一印章”要求,建立业务规范化保障机制。“数据共享化”是指将馆馆、馆室、馆社之间的数据资源进行汇聚,开发共享接口,实现档案馆与重要公共服务窗口间数据共享。

截至目前,济南市档案馆率先实现了与全省其他15个地市级档案馆跨馆利用合作契约全覆盖,并先后与福建、广州、深圳、成都、杭州、宁波和重庆等20余家省外档案馆签订跨馆利用合作协议。以济南市历史婚姻档案数据共享为试点,市档案馆历时1个月,完成涉及全市330万余人164万条目录累计数据量3.5TB婚姻档案的汇总共享,并通过共享接口提供给不动产登记、住房公积金等多家重要公共服务窗口,在全省率先打通了档案部门历史数据与民政部门数据信息的共享通道,使档案数据信息赋能智慧城市建设。

以项目建设为抓手 强力推进档案信息化建设提质升级

济南市档案馆以成功创建全国示范数字档案馆为契机,强力推进“济南市电子档案共建共享一体化管理平台”项目建设,依托政务网平台,充分利用大数据、移动互联网,积极推进市档案馆与区域内立档单位之间,档案馆、立档单位与社会公众之间档案资源汇聚共享,真正实现“馆室一体”“文档一体”“一键查档”。

济南市数字档案馆成功通过全国示范数字档案馆验收是全市档案信息化工作的重要里程碑。下一步,济南市档案馆将进一步深入贯彻落实习近平总书记视察山东重要讲话和指示批示精神,按照市委“走在前列”部署要求,不忘初心、牢记使命,守正创新、提质升级,在加强档案法治化建设上取得新进展,在提升档案信息化水平上实现新突破,在服务保障民生需求上拓展新空间,实现全市档案事业高质量发展   

作者:温娟莉 季 翔   

来源:2020.10.10 中国档案资讯网   

原载于《中国档案报》2020年10月5日 总第3585期 第一版


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