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以“三个走向”为指引积极探索具有海岛特色的档案服务新路径

发布时间:2019-10-09 浏览次数:

近年来,浙江省舟山市档案部门坚持以“三个走向”为指引,积极推进“五档共建”,主动融入数字政府建设,服务“最多跑一次”改革,积极探索具有海岛特色的档案服务新路径,实现浙江舟山群岛新区档案事业新跨越。

为提升全市档案依法监管水平,市档案局根据全市档案工作重点,每年定期修订《市属单位年度工作测评标准》,从档案制度、管理体制、安全保管、归档业务、移交进馆、数字档案室创建、规范化档案室创建、“最多跑一次”电子化归档等方面,对列入监管的130多家单位逐一上门进行年检,对年检不合格的进行通报并及时督促整改,成效显著。各县(区)档案局也以年检为重要抓手,积极推进区域档案工作的协同发展。2018年,全市各县(区)档案工作全部被纳入党政综合考核体系,为档案工作的稳步推进打下坚实基础。

为进一步加强档案监管,市档案局坚持通过日常指导、年度检查、专题督查等方式,重点对档案馆安全、档案接收、档案利用、档案数字化工作、辖区内重点建设项目监管情况进行检查。市档案局还积极与各部门联合进行执法监督。2015年,市档案局联合市住建局对全市住建系统的市属及县(区)10多家单位,开展联合执法检查;2016年,联合市民政局对全市民政系统的市属及县(区)10多家单位开展联合执法检查;2017年,对舟山医院护士举报篡改人事档案的信访案件,联合市卫生局先后7次去舟山医院进行实地调查,严格遵守执法程序,并与市卫生局联合出具调查报告;2018年,联合市法制办进行执法档案案卷评查,重点对全市城市管理、国土资源、建设规划、环境保护、安全生产、市场监管6个执法领域的行政许可、行政处罚案卷进行评查。每年还联合市教育局对辖区内学校的档案资料进行检查,确保档案完整与安全。

2005年全市建设基于政务网“馆馆一体、馆室一体、馆网一体”的具有舟山特色的信息化网络管理体系以来,目前全市已经基本建成市、县(区)统一网络平台、统一数据库、文档一体化管理的区域性共建共享平台。

当前,除岱山县外,全市其他县(区)档案馆已完成大部分馆藏档案的数字化工作。今年是全市档案信息化建设提升年,全市5个综合档案馆要全部完成数字档案馆创建目标,目前各项工作正在紧锣密鼓地开展中。同时,从2016年起,市档案馆开始实施纸质档案和电子档案的双轨制接收,3年来共接收室藏档案4518卷、照片4401张、数字化副本147万页。

2012年数字档案管理系统与市政府统一OA系统对接成功并实现了文档一体化管理后,全市开展了市级档案进馆单位OA系统使用情况调研,调查了124家单位的OA系统使用情况,形成《市级档案进馆单位OA系统应用情况调查报告》,并以政协提案的方式提交《以电子档案的规范,促进OA系统的升级改造,实现机关的高效绿色办公》,努力推进办公自动化系统文档一体化工作。市档案馆还积极利用政务服务网的印章系统,协助市信息中心完成OA系统的改造,并生成带有电子印章的电子公文,可以直接进行归档。

为破解海岛群众查档不便的难题,近年来,市、县(区)档案馆联动探索馆室一体化建设,探索重要民生档案查阅不出镇(街道)工作。定海区档案馆先行先试,通过搭建智慧档案云综合利用平台,将婚姻、户口迁移、土地征用等7类群众平时查询利用最多的民生档案优先上传至平台,并将数据“一对一”授权返还给各镇(街道),依托政务外网实现了全区民生档案数据的集中保存和共享服务,还建立了以档案馆为核心、辐射各基层单位档案室的分布式管理系统,形成全区目录、全文、多媒体3个大型档案信息基础数据库,提高了查档的便捷性。这一模式在试运行后迅速被复制,在全市范围内推广。

市档案馆还积极编制民生档案利用服务指南,不断完善服务流程,主动提供法定公休日预约查档和跨馆利用等便民服务,坚持每年对上年度档案利用情况进行汇总和分析,编制档案利用实例,以便更好地提升档案服务水平。市档案馆还积极开展馆际合作,与浦东新区档案局(馆)签订了跨省利用合作协议。

为打造“舟山记忆”品牌工程,市档案局编纂出版了《舟山记忆丛书》、翻印《光绪定海乡土教科书》《舟山市档案馆个人捐赠档案资料目录汇编》《宏图渐开——行进中的浙江舟山群岛新区》画册、《舟山记忆——档案故事汇》。定海区档案局编写出版了《定海历史文化丛书》、普陀区档案局编印出版了《舟山地区晚清和民国时期历史图鉴》《普陀岛屿全集》等,都入选了省级“百项档案编研精品工程”。同时,全市档案部门还积极加强与相关媒体的合作,市档案局在《舟山晚报》上创办“档案故事汇”和“100个人的‘舟山记忆’”专栏。“档案故事汇”栏目被市委宣传部评为当年度重大宣传活动策划奖。普陀区档案局2015年在《今日普陀》开设“老照片里的普陀记忆”。市档案馆还积极举办各类主题展览,布置完成“宏图渐开——行进中的舟山群岛新区”“舟山记忆”2个固定展厅,2016年,展厅被市机关党工委列入“七一”党建活动基地,2017年被市委宣传部列入大中学生宣传教育基地。市档案馆还在无限舟山APP、《舟山晚报》微信公众号等平台上开设档案宣传专栏,宣传展示档案文化。

    原载于《中国档案报》2019930 总第3432 第三版

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