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力推档案共享 同绘协作蓝图

——江苏省张家港市民生档案共享服务工作纪实

发布时间:2019-10-29 浏览次数:

民生问题是党和政府的工作重点,也是各方关注的焦点。为此,江苏省张家港市档案馆主动融入民生领域,以群众需求为中心,以信息技术为支撑,以智慧管理为目标,不断强化民生档案建设,本着“为民、亲民、便民、惠民”的宗旨,开展民生档案便民服务工作先行先试,取得了一定成效。

探索与实践——在融合发展中把握民生服务转型升级新机遇

随着利用量的增加,档案在服务民生方面的重要作用愈加凸显,传统的档案服务方式难以满足现实需要,“路上两小时、排队半小时、查档一分钟”是多年前档案利用工作中的普遍现象。2012年,市档案馆开始探索建立网格化、新型化、便捷化的公共服务平台,着手研发民生档案共享服务平台,最大限度地满足社会各界不断增长的档案服务需求。至今,市档案馆的民生档案工作共经历了4个发展阶段。

在初创阶段,市档案馆在摸索中前进。2013年,市档案馆针对档案信息资源“主体多元、面广量大、来源分散、种类繁多”的特点,以“馆际联动、全市通办”为目标,打破空间和权属界限,有效整合区域内各类档案资源,建成民生档案共享服务平台,首批共建成12个共享查阅点,初步满足了区域档案利用需求。

在拓面阶段,市档案馆注重实践推广,不断推进民生档案共享服务平台的增点扩面工作。目前,档案信息资源互联共享已全面实现市、镇、村的3级覆盖,“15分钟档案利用服务圈”基本形成。

在成熟阶段,市档案馆进一步提高服务效率,深度开展基层“互联网+政务服务”体系建设,在原有电脑终端登录平台的基础上,将民生档案查询服务延伸到村级便民服务终端机,实现一机查询、一键打印,为群众提供了更加便捷高效的档案服务渠道。

在融合阶段,市档案馆逐步扩大共享面。按照省档案局的部署安排,2018年,全市民生档案服务工作开始融入长三角一体化建设,顺利连通江苏省民生档案便民服务平台。今年,市档案馆通过全省服务平台,为等候在南通市档案馆的市民李先生远程出具了婚姻证明材料。两地车程200里,跨区跨馆,而从平台在线办理、查询出证到婚姻证明到手,李先生仅等待了5分钟。这是全市融入长三角档案区域共享后受理的首例民生档案查阅服务,凸显了民生档案便民服务大区域平台的便捷优势。

创新与成效——在共商共建中构建民生档案工作新格局

为大力推进全市民生档案共享服务平台建设,市档案馆紧扣资源建设、技术支撑、优质服务,绘制了档案工作共商共建共享的新蓝图,开启了档案利用服务新格局。

市档案馆用“大档案”理念夯实民生档案资源基础,不断扩大民生档案的接收范围、加大征集力度,目前,市档案馆已接收30多类22.9万卷民生档案进馆,占馆藏档案总量的45%左右。其中,全市民生档案共享服务平台上整合了婚姻、独生子女、建房许可、复退军人、林权、知青、工商登记、土地证存根等200多万条民生档案信息,为档案共享服务提供了有力支撑。与此同时,市档案馆建立了张家港市图片中心和张家港市音视频档案管理系统,保存了反映社会发展、乡村记忆等民生领域的照片38万件,音视频长达6万分钟,并逐步上传至民生档案共享服务平台,实现多门类多载体民生档案数据信息的有效整合利用。

通过“智慧化”体系打造民生档案共享服务平台,也可谓一个亮点。档案数字化建设、智慧化管理是民生共享服务的现代技术基础。市档案馆立足于创建全国示范数字档案馆项目,先后投入1000余万元,按照“存量数字化、增量电子化”的要求,优先加强民生档案数字资源建设。在建设过程中,市档案馆优先进行涉民档案数字化,并为进一步提高民生档案资源数字化质量,坚持项目带动、技术引领,研究开发了电子档案检校系统,自动对数字化扫描件的目录著录、影像偏正、页面缺漏等进行基于人工智能的全面检测校验,弥补了传统人工抽检的不足,并在全省推广使用。此外,市档案馆通过加强软硬件应用管理,采取身份认证、资源权限管理、日志审计、访问控制、数据加密等安全措施,对档案查阅、信息调取、证明出具等整个流程进行严密监控,实现档案全过程管理。

市档案馆还“全方位”推进民生档案安全体系建设。民生档案信息涉及个人隐私,数据安全自然是重中之重。在利用过程中,为确保民生档案信息数据安全,民生档案服务共享平台依托市政务网运行环境,不断完善体系,有效筑牢安全防线。查阅点开放端口的设置须向市档案馆提交申请,并经市机要局审批。同时,市档案馆与查阅点签订保密协议,确保数据安全。市档案馆建立和完善了档案安全管理各项制度并定期开展档案安全培训,提升档案工作人员安全素养;各查阅点同步建立安全保密制度及档案查阅制度,明确查阅手续、查阅范围,在提高利用效率的同时,全面确保数据安全。

此外,市档案馆通过优化服务助推民生档案高效利用。全市通过分布密集、覆盖面广的服务网络,目前已实现档案信息在市、镇、村纵深共享。自开通以来,民生档案共享服务平台已提供档案查阅3.9万人次,出具相关证明材料3.7万余份,为群众解决纠纷、生产生活、创业创新等实际问题1.5万个,让人民群众在改革发展中感受到更多的获得感。特别是今年该市乐余镇围绕“乡村振兴”战略,在开展“三优三保”时,该镇档案人员通过民生档案共享服务平台,为1.9万余户农户、企业提供了建房许可证存根,为乡村拆迁、村民安置提供了档案凭证,真正展现了民生档案服务民生的功能。

服务与融入——在开拓创新中激活档案服务新动力

坚持以人民为中心是民生档案工作的出发点和最终目的。民生档案共享服务平台实现了市域范围内的共享利用,长三角“一网通办”平台,打破了区域壁垒,实现了档案利用服务跨地域、跨馆际共享,免去了用户为查档而远途奔波,真正把档案服务搬到了“家门口”,让档案服务惠及更多群众。

民生档案共享服务平台的建立将区域内的民生档案信息充分整合。这是转变档案工作公共服务模式的积极尝试,更是在“大数据时代”“智慧城市建设”背景下,对构建“大档案、大服务”格局的更深层次的思考,为“智慧档案馆”建设、推动档案服务社会等方面提供了重要的参考和经验。

民生档案在更大的区域共享,进一步凸显了档案工作贴近社会、融入社会、服务社会的功能,产生了良好的经济效益和社会效益,实现了档案馆公共服务能力的大提升、大跨越,得到了社会各界尤其是基层群众的普遍欢迎和认可,是长三角一体化建设的重要内容,具有深远意义。

未来与展望——在合作共赢中推动档案高质量发展

下一步,市档案馆将进一步强化为民服务意识和区域协作意识,围绕“资源自建、信息共享、异地查档、跨馆出证”目标,扎实做好民生档案跨区查询出证工作,真正实现“让信息多跑路、让百姓少跑腿”。

市档案馆已建成村镇建设、公证、复退军人、工商登记、工龄等30多个专题数据库。目前,婚姻登记、独生子女证等8项民生档案查询应用已实现线上线下、异地同步查档。下一步,市档案馆将扩大民生档案查阅范围,在深入调研的基础上精准对接民生需求,增加民生档案通办种类,确立更多民生档案开放种类,使民生档案通办工作向社会治理、乡村振兴的基层领域延伸,增强城乡居民在档案领域的获得感。力争通过12年的努力,使信息系统上“跑路”的档案数据不断增加,民生档案通办种类达到15种,逐步拓宽资源共享覆盖面。

档案信息化质量决定了共享利用的速度、效率,面对不断增长的档案信息。市档案馆将更加重视民生档案资源数字化质量,按照省档案馆修订的民生档案数据结构标准体系,对本市民生档案的来源、种类、数字资源数量和数据结构等进行全面深入研究,并依托专业公司和技术手段,利用“电子档案检校系统”,对各类民生档案数据进行核对、整理和完善,不断提高民生档案数字资源质量,促进民生档案数字资源在更大范围内实现共享、惠及群众。

市档案馆依托“江苏省民生档案便民服务平台”、长三角政务服务“一网通办”平台,始终以“一网受理、区域通办、档案共享”为目标,加强与省馆、开发公司在平台、技术、设施、信息的全面对接,构建统一的档案数据结构标准体系和查档服务操作标准体系,对档案利用查阅实行流程再造,建立常态化的服务联动机制,全力融入长三角地区档案的线上线下、异地同步查档服务,为群众异地查档减环节、减时间、减次数,提升档案查询服务友好度,真正实现群众查档“零跑动”。

民生档案共享服务平台的建设,是时代发展的必然要求,也是努力融入长三角一体化发展的必经之路。未来,市档案馆将在确保民生档案信息安全的前提下,以“查档随时随地、阅档一键打印”的便民服务为方向,建立民生档案信息资源联动服务新体系。

    原载于《中国档案报》20191028 总第3442 第一期

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