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让平淡工作因坚守而充实

发布时间:2014-06-11 浏览次数:

  让平淡工作因坚守而充实

  唐以农

  (常熟市环境保护局,江苏常熟,215500

  时间过得真快,不知不觉已在档案工作这个岗位上工作了20多年,在逝去的匆匆岁月里,我终想寻找着自己往日的影像,回顾一段平凡、平淡的真实。

  一、从打字员到档案人,见证环保工作的发展历程

  我于1983年底进入常熟市环境保护办公室,当时只有十几个人,我是出纳兼打字员。1990年环境保护局成立综合档案室,我被安排负责文书档案工作。当时的环境保护局,人员调动频繁、文件资料分散、文件材料难找,面对新的工作,我不知从何着手。在领导、同事和市档案局业务科工作人员的帮助、指导下,我参加了市档案局举办的档案专业知识培训,制定了适合当时环境的档案工作管理制度;在平时的工作中我认真做好文件资料收发、积累工作,通过多种渠道的收集、整理、分类,从成百上千件的文件资料中鉴别保管价值,形成了最初几年的文书档案。1991年底综合档案室进行了达标定级,1996年被省档案局、省环保局评为环保条线“二级先进”单位。当我看到通过自己的努力使档案建设工作步入轨道,规范有序的档案为大家提供服务的时候,心里感到无比的欣慰。

  在工作取得进展的同时,我也感到作为环保档案管理员自身综合能力及业务知识的不足。199710月我抛下年幼的女儿,拖着刚动完胆囊切除手术的身体,到扬州大学以半脱产的方式系统地学习“文秘与档案”专业知识。通过几年来的专业理论知识学习和工作实践,我越来越认识到环境保护档案工作的重要性。特别是从2001年起,在创建国家环保模范城市、全国生态示范区、全国生态市及环保系统创建文明行业工作中,档案室积极、准确、及时地提供了大量档案资料和原始数据,真实地反映了我市在环境监测、环境监察、污染防治、生态保护方面工作情况和我市环境保护工作的发展历史,真正让档案在环境保护管理工作中发挥了重要依据的作用。

  从参加工作至今近30年,从当初打字员到如今的“档案人”,在档案管理工作中从当初接手时的每年几十卷到现在每年的几千件,每当看到整理好的档案被急切查阅资料者满意利用时,我的内心更是享受着坚守这份工作的乐趣和成就感。

  二、从资料整理到科学管理,实现档案工作提档升级

  刚开始从事档案工作时,我主要侧重于对档案的收集、整理,随着工作的不断深入,我深刻地认识到做好档案资料的加工、存储、利用的作用,但是要做好这项工作并不简单,要把管理的理念渗透到日常工作中,探索更加合理、规范的科学方法,使档案工作更加有序、有效、完整、系统,便于快捷地检索、利用。

  在实际工作中我不断摸索,把档案工作延伸到科室和部门。一是针对业务部门文件资料不断增多的情况,我把档案盒送到有关科室,让兼职档案员在日常工作中把收集齐全的文件资料随时放入档案盒内,这样就杜绝了重要资料用后随手放,需要归档时找不到的现象。二是分清责任,根据文件材料归档范围,让兼职档案员把本部门产生的文件材料收集齐全、初步审核、整理完毕后年底统一移交局档案室。三是机动处理,针对个别部门文件资料较多或专业性、保密性特点,根据情况采取每季或验收完毕后及时移交局档案室;而局机关所有的文件材料由我负责收集整理,所以通过以科室为单位集中收集齐全后移交档案室归档整理,保证了档案工作规范、有序,文件资料齐全和完整。

  这些年来在兼职档案员的共同努力下,结合工作特点和环保业务要求,通过对利用相对频繁的档案资料制作专题文件目录,不断编制适应环保特色的一些汇编资料,如《环境保护行政执法责任制汇编》《重点生态工程项目汇编》《常熟市环境质量状况汇编》《创建生态市资料汇编》《环境保护调研文章汇编》。而我在工作中通过档案资料整理,编制了《全宗指南》《大事记》《组织沿革》《基础数字汇编》《技术人员职称资格汇编》《先进荣誉汇编》《干部、职工调进、调出、离退休汇编》等10多种档案资料,为积累资料、开发利用、快捷服务夯实了基础。近年来,档案室先后为400多人次提供了800多卷(件)次的服务工作,有效地发挥了档案的利用效益,多次获得市档案局信息资源开发利用奖,使全局档案工作进入科学化轨道。

  三、从纸质档案到数字档案,建设环保档案数据库

  计算机在档案工作中的应用日益成熟,对档案人员的要求也越来越高,需要档案人员不仅要熟练操作计算机,更要懂得规范准确地使用档案软件。因此,我通过不断学习逐步掌握了电子政务、档案信息化管理等操作技能。2000年,我局购置了档案软件进行计算机著录案卷目录及卷内文件目录;2004年,进行了软件升级,对所有的文件收发及库房内各类档案目录都著录入计算机,开始实行了计算机管理档案,方便了档案的查询,增强了档案管理的标准化、规范化;2007年我局开展了档案室数字化建设,建成了室藏档案永久、长期档案数字化扫描,并建立全文数据库目录,实现了计算机全文检索,获得了数字档案合格单位称号;2009年我局逐步实现数字化环保,对所有的文件、资料通过打印、扫描、登记后全部进入局电子公文系统, 通过网络进行权限范围内的公文登记、传阅、批办、承办、检索和查阅,起到了查找方便、快速阅览全文的作用,大大提高了机关工作效率。

  近年来环境保护形势越来越严峻,环境问题也成为舆论关注的焦点,环境保护监管、监察、监测、监控、考核、检查、验收等方面的文件资料也越来越多,会议、通知多,时效性文件更多,通过电子公文管理系统,充分利用计算机查找文件资料更是起到了快速阅览全文、正确界定资料价值的作用。在2009年编纂《常熟通志·环保编》时,通过文档管理系统查阅和搜集了2000余件编志资料目录,在收集资料期间,档案室通过计算机查找、快速打印,共为编辑小组提供了原始资料3000余件,建立资料卡1652张,涉及文字90万字,有效保障了编纂工作的顺利推进,充分显现了档案资源的价值,同时档案工作也在服务环保大局中找到了自己的位置、发挥了独特的作用。

  20多年的档案工作,我深深地体会到,要在这个岗位上做出成绩首先要热爱档案工作,默默奉献、静静发光;其次在做好档案工作的同时,还要结合本单位档案工作的特殊性,有针对性地制订出一些工作方法和操作方案,科学地管理档案;三是不断提高专业素质,利用现代化管理手段,推动本单位档案工作与时俱进。

  几十年来领导换了一任又一任,领导的支持关心也使我在文书档案工作上不断地学习、完善和提高。2001年我局被省档案局、省环保厅评定为省环保档案一级先进单位和苏州市机关一级先进档案室,2005年达到江苏省一级档案工作标准,2006年我本人被省档案局评为档案工作突出贡献人员,2010年档案工作达到了江苏省三星级标准,电子政务、机要、档案工作连年被评为市级先进。我知道,所有这些成绩的取得都与领导、同事的支持、互相配合、齐心协力分不开,我心中充满谢意。我为自己几十年的默默坚守,能点亮平凡的人生而自豪,我已深深地爱上档案这项工作,无怨无悔。

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